A criação e o desenvolvimento de uma loja online de sucesso assenta num planeamento detalhado e numa visão estratégica. Um dos principais instrumentos para assegurar que todos os requisitos e expectativas sejam atendidos é o caderno de encargos ou também designado por Request for Proposal (RFP). Neste artigo, vamos explicar em que consiste esse documento, qual a sua importância para a estratégia de um ecommerce e quais os elementos essenciais que este deve conter.
Mas o que é um Caderno de Encargos?
O caderno de encargos é um documento técnico e descritivo que reúne os requisitos e funcionalidades necessários para o desenvolvimento de uma loja online. Este documento serve como guia completo no processo de criação e desenvolvimento de uma loja online, desde o design e funcionalidades até aos aspetos mais técnicos.
A importância do Caderno de Encargos na estratégia de uma Loja Online
A estratégia de uma loja online não se limita apenas à escolha de produtos ou das tecnologias a utilizar. Para garantir que uma loja seja eficiente e competitiva, é essencial perceber o que é necessário que a mesma deve ter para corresponder às necessidades do público-alvo e alcançar os objetivos propostos.
Público-alvo
Definir o público-alvo é de extrema importância para que todas as funcionalidades de uma loja online correspondam às suas expectativas. Oferecer uma experiência de compra personalizada e eficiente é essencial para o sucesso da estratégia de uma loja online.
Orçamento e datas de lançamento
Uma das grandes vantagens desse documento é a sua capacidade no controlo de custos e prazos do projeto. Com todas as especificações documentadas, é mais fácil evitar surpresas e assegurar que o orçamento e o cronograma sejam cumpridos.
O que deve conter um Caderno de Encargos para uma Loja Online?
Para que o caderno de encargos seja realmente útil, este deve ser detalhado e extenso, contemplando todos os aspetos essenciais para o sucesso da loja. Estes são os principais elementos que devem ser incluídos:
Objetivo do projeto
As lojas online variam conforme o modelo de negócio adaptado, seja ele B2C ou B2B, entre outros.
A tipologia do cliente ou mercado é essencial, pois no caso de se tratar de um negócio B2C e B2B poderá existir a necessidade de termos uma área reservada para o mercado B2B, o que implica uma avaliação não só da tecnologia a adotar como perceber quais as funcionalidades necessárias para corresponder ao que é necessário mostrar para cada um destes tipos de clientes. Nesta secção deve detalhar os principais objetivos do projeto e regras mediante o modelo de negócio. Esta fase é crucial para o desenvolvimento do projeto, pois vai permitir garantir que a plataforma corresponde a todas as necessidades específicas para o sucesso do negócio.
Estrutura da equipa na gestão da loja online
Este ponto é crucial não só porque para definição dos processos, mas para perceber quais os recursos humanos necessários para se desenvolver toda a gestão da loja online. Esta etapa também ajuda a perceber quais os processos que podem ser manuais e quais os que devem ser automatizados.
Definição do produto, preços e stocks
A tipologia do produto é um fator determinante no desenvolvimento de uma loja online. Todos os tipos de negócios têm tipologia de produtos diferentes. Existem produtos simples sem variações e produtos com diversas variações (tamanhos, cores, composições, preços diferentes por cor ou padrão, entre outros). No caso de produtos com variações, o desenvolvimento de funcionalidades específicas pode ser necessário, pelo que se deve avaliar todas as implicações técnicas. A quantidade de produtos também deve estar especificada neste ponto, pois poderá ter implicações não só na escolha da plataforma como no alojamento a adquirir para a mesma.
Fluxos e processos
A informação referente às gestão das encomendas, à sua faturação e ao respetivo envio devem constar deste documento. Poderá ser necessário avaliar neste ponto quais os processos a automatizar, podendo ser necessário neste caso alguma integração com outros sistemas, nomeadamente para faturação e transportadores para os envios.
Requisitos técnicos
Aqui, devem estar especificados os requisitos técnicos, como a plataforma ou tecnologia de e-commerce que será utilizada, perceber a necessidade de se desenvolverem integrações com ERPs, sistemas de CRM, gateways de pagamento e outras ferramentas essenciais.
SEO e marketing digital
Um aspeto importante do desenvolvimento de uma loja online é garantir que esteja otimizada para os motores de busca (SEO). Também é essencial medir o desempenho de uma loja online, pelo que se torna crucial integrar ferramentas de análise. Não só precisamos integrar o google Analytics, como outras ferramentas e funcionalidades que os permitam recolher todas as informações necessárias
Manutenção e suporte
Por fim, é necessário incluir informações sobre a manutenção da loja, atualizações de sistema e suporte técnico, garantindo que a loja online continue a funcionar sem problemas após o lançamento.
A elaboração de um caderno de encargos para uma loja online é uma etapa fundamental no processo de criação e desenvolvimento de uma loja com sucesso. Este documento garante que todos os requisitos e expectativas sejam claramente definidos, facilitando a comunicação entre as partes envolvidas e assegurando que a estratégia da loja online seja devidamente executada. Ao seguir as diretrizes e garantimos que a sua loja online seja um sucesso, desde o planeamento até a sua operacionalização.
